接待をすることになったら、日程調整から詳細の通知まで関係者に案内メールを送ることがあります。
本記事では接待の準備がスムーズに運ぶよう、案内メールに使える例文を4つのパターンでご紹介。
接待に関連した案内メールの書き方ポイントもまとめていますので、案内メールの作成にご活用ください。
接待の案内メールを書くときのポイント
接待関連の案内メールを書く際には、基本的なポイントに沿ってまとめることで、効率よく作成できます。
- メールの「件名」は簡潔にしながら目立たせる
- 本文の冒頭は相手に合わせた「宛名」を明記する
- ビジネスメールにふさわしい挨拶から始める
- 会食の「詳細」は箇条書きでわかりやすく示す
- アクセスしやすいよう「地図」を添付しておく
- 日程調整の場合は先方の「都合」を優先させる
- メールの最後には必ず「署名」を貼付する
それぞれのポイントを見ていきましょう。
メールの「件名」は簡潔にしながら目立たせる
案内メールに早く気づいてもらえるよう、件名は簡潔かつ目立つものにしましょう。例えば、【】で囲むことで目に留まりやすくなります。
本文の冒頭は相手に合わせた「宛名」を明記する
メール本文の冒頭には宛名を明記します。送信先が「社外」「社内」とで表記の仕方が違いますので注意しましょう。また、社外の関係者や上司などへの一斉送信は避け、個別で送信するのがマナーです。
| 送信先 | 宛名 |
|---|---|
| 社外 | 例：○○株式会社 営業部 部長 山田太郎 様 |
| 社内 | 例：○○部長、○○課長、○○さん |
ビジネスメールにふさわしい挨拶から始める
| 送信先 | 挨拶文 |
|---|---|
| 社外 | 例：例：いつも大変お世話になっております、平素より大変お世話になっております |
| 社内 | 例：お疲れ様です |
会食の「詳細」は箇条書きでわかりやすく示す
会食日時のほかにも場所やアクセスなどの詳細を伝えます。挨拶文とは分けて別記で箇条書きにすると見やすくなります。
- 日時
- 会場
- 所在地
- 電話番号
- アクセス
- 連絡先（担当者）
アクセスしやすいよう「地図」を添付しておく
お店までのアクセスと一緒に地図を添付しておくと、相手が直接向かう場合に便利です。本人だけでなくタクシーに乗車した場合は運転手にも確認してもらえます。
日程調整の場合は先方の「都合」を優先させる
日程調整を行う場合は、接待先の都合を優先して進めましょう。候補日を提示し、選択してもらう形が丁寧です。
メールの最後には必ず「署名」を貼付する
ビジネスメールのテンプレートとして最後に署名を貼付します。特に社外関係者など初めてメールを送る相手に対しては「名刺」のような意味もありますので必要項目を忘れずに記載しましょう。
- 会社名
- 所属部署/課
- 役職
- 担当者名
- 会社の所在地
- 会社の電話番号
- 会社のFAX番号
- メールアドレス（会社/自分）
- WebサイトなどのURL
接待の案内メールに使える例文パターン4つ
ここからは、接待の案内メールに使える例文を4つのパターンで紹介します。
- 会食の日程について先方に都合を確認する場合
- 会食の日程を先方に候補から選んでもらう場合
- 会食の日程調整後に先方に詳細を案内する場合
- 詳細が決まっている会食を先方に案内する場合
日程調整から詳細通知までのポイントもまとめていますので、ぜひ、メールの作成にご活用ください。
会食の日程について先方に都合を確認する場合
会食の予定があることを伝えた上で先方に都合を確認する例文です。日程は先方から返事をもらってから決定しましょう。
株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社、社長秘書の○○と申します。
このたび、弊社代表の○○より申し付かり、会食の場を設けたく、ご連絡させていただきました。
○○様におかれましては、来週○月○日（○）以降で、ご都合のよろしい日程がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ、大変恐縮ではございますが、可能であれば2〜3日ほどご提案いただけますと助かります。
お手数をおかけいたしますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、ご予定につきましては、このメールにそのままご返信いただけますようお願い申し上げます。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
・候補日はメールの送信日から一定期間空けた上で教えてもらう。
会食の日程を先方に候補から選んでもらう場合
あらかじめ会食の日程をしぼっておいて候補日から先方に選んでもらう場合の例文です。先に接待する側の都合をつけた状態にしてから都合を確認しましょう。
株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社、社長秘書の○○と申します。
このたび、弊社の代表である○○から申し付かり、会食の場を設けさせていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、大変恐縮ではございますが、以下の候補日時の中からご都合のよろしい日をお教えいただけますと幸いです。
■ご会食の候補日時
・○月○日（○）○時～
・○月○日（○）○時～
・○月○日（○）○時～
ご多用のところ、誠に恐縮ではございますが、○月○日（○）までにご回答いただけますと大変助かります。
いずれの日時もご都合がつかない場合は、どうぞご遠慮なくお申し付けください。改めて日程の調整をさせていただきます。
お手数をおかけいたしますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
尚、ご予定についてはこちらのメールにそのままご返信いただけますと幸いです。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
・候補日を挙げるほか、都合がつかない場合は調整可能である旨を添える。
会食の日程調整後に先方に詳細を案内する場合
先方との日程調整後に会食の詳細を案内する場合の例文です。あらかじめ先方に都合のいい日を確認しておき内容を伝えましょう。
株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社、社長秘書の○○と申します。
さて、過日よりご内諾いただきましたご会食の件について、詳細が決定いたしましたので、下記にてご案内申し上げます。
ご会食に関するご質問やご連絡などがございましたら、私○○までご遠慮なくお知らせくださいませ。
ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
日時：令和○年○月○日（○）／午後○時○分～
会場：日本料理●●●（○○の名前で予約しております）
電話：03-000-0000（添付の地図をご参照ください）
場所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図添付）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
連絡先：秘書 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
・日程調整後は「過日よりご内諾頂戴しております」などの経緯を添える。
・先方が問い合わせをしやすいよう連絡先を明記する。
・当日の詳細を箇条書きでまとめ、会場の地図も添付しておく。
詳細が決まっている会食を先方に案内する場合
すでに詳細が決まっている食事会などに案内する場合の例文です。先方の出席を心待ちにしている旨を述べて丁寧に案内しましょう。
株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社、社長秘書の○○と申します。
お陰様で、弊社におきましては上半期の業績も堅調に推移しております。
これもひとえに○○様をはじめ、お取引先の皆様のご尽力の賜物と、心より感謝申し上げます。
つきましては、お取引先の皆様をお招きし、御礼の意を表するとともに親睦を深めるための食事会を開催いたしたく存じます。
お食事会の詳細は下記にてご案内申し上げますので、ご確認のほどお願い申し上げます。
ご多用のこととは存じますが、○○様のご出席を心よりお待ち申し上げております。
お食事会に関するご質問やご連絡などがございましたら、私○○までご遠慮なくお知らせくださいませ。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
日時：令和○年○月○日（○）／午後○時○分～
会場：日本料理●●●（○○の名前で予約しております）
電話：03-000-0000（添付の地図をご参照ください）
場所：東京都○○区○○ 1-1-1（地図添付）
アクセス：○○線 ○○駅より徒歩1分
連絡先：秘書 ○○ 携帯: 090-xxxx-xxxx
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
(以下署名)
・会社の近況、会食の目的、日頃の感謝などを挨拶文で伝える。
・先方にへの出席のお願い、先方の出席を心待ちにしている旨を記載する。
まとめ
接待をすることになり関係者に案内メールを送るときはポイントに沿って作成しましょう。
本記事で紹介した4つのパターンの例文も参考にしながら、接待の準備に必要な案内メールを作成してください。
尚、接待のお誘いを辞退する場合や、接待後の「お礼メール」についても例文やポイントをまとめた記事がありますので、よければ合わせてご覧ください。
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