接待での待ち合わせは、接待全体の印象を決める大切な要素です。相手がスムーズに到着できるように配慮することはもちろん、時間や場所の選び方、待機中のマナーにも気を配る必要があります。
この記事では、接待幹事を任された方が押さえるべき待ち合わせのマナーを解説します。

待ち合わせトラブルを防ぐための事前準備

相手の連絡先を事前に確認する

接待当日に相手との行き違いや遅れが発生した際のために、事前に相手の連絡先を確認しておきましょう。携帯番号やメールアドレスはもちろん、必要に応じて秘書や代理の方の連絡先も控えておくと、緊急時に迅速に対応できます。これにより、当日安心して待ち合わせに臨むことができ、相手にも信頼される幹事としての印象を与えられます。

お店の連絡先も控えておく

自分が待ち合わせ場所に遅れる、もしくは相手が場所に迷ってしまう可能性を考慮し、待ち合わせ場所となるお店の電話番号も忘れずにメモしておきましょう。特に初めて利用する場所や複雑な道順がある場合には、お店側への連絡手段があることで落ち着いて対応でき、相手にも礼儀正しい印象を与えることができます。

当日の朝に最終確認を行う

待ち合わせ当日の朝、時間や場所に変更がないか、念のため相手に最終確認の連絡をすることが推奨されます。特に重要な接待であれば、些細な変更があってもトラブルの原因となりかねません。この一手間を惜しまないことで、トラブルの予防だけでなく、相手に対する配慮や気配りが伝わり、信頼感を高めるきっかけにもなります。

待ち合わせ時間に関する基本マナー

余裕を持った時間設定を心掛ける

接待の待ち合わせ時間は、相手の都合やスケジュールに配慮しながら、余裕を持った設定にしましょう。交通渋滞や電車の遅延など、予想外のトラブルが発生する可能性があるため、時間に余裕を持つことで焦らずに対処できます。また、相手にも急かすような印象を与えず、落ち着いて接待をスタートすることができます。

幹事は早めに到着する

幹事としての基本は、相手を待たせないこと。待ち合わせ時間の少なくとも15分前には到着し、現地での準備やお店との打ち合わせを済ませておくと良いでしょう。早めの到着は、接待全体の流れをスムーズにし、相手に対する配慮や丁寧さを示す重要な行動です。

遅刻してしまった場合の対応

自分が遅れてしまう場合

万が一、遅れることが予想される場合は、早めに相手に連絡を入れることが大切です。「申し訳ありませんが、15分ほど遅れます」など、具体的な到着時間を伝えることで、相手も予定を調整しやすくなります。理由は簡潔に伝えれば十分で、誠意ある対応が相手に伝わります。

相手が遅れてしまう場合

相手が遅れている場合は、焦らせることなく、相手の状況を尊重しましょう。「お気をつけてお越しください」といった、気遣いの言葉を送り、相手が到着した際は「お待ちしておりました」と温かく迎えることで、和やかな雰囲気を作ることができます。

待ち合わせ場所の選び方

接待当日、現地集合や人混みでの待ち合わせは、相手に戸惑いや不便を感じさせるため避けるべきです。理想的なのは、こちら側のメンバーが相手先の事務所に訪問し、軽い雑談を交えながらリラックスした雰囲気を作りつつ、タクシーや徒歩でお店までエスコートすることです。これにより、相手に気を遣わせず、スムーズに接待をスタートさせることができます。

やむを得ず待ち合わせを行う場合は以下のポイントに気をつけましょう。

分かりやすくアクセスの良い場所を選ぶ

接待の待ち合わせ場所は、相手が迷うことなく到着できる場所を選びましょう。特に相手の職場や利用する交通機関に近い場所を選ぶことで、移動の負担を軽減できます。また、待ち合わせ場所の詳細や目印（例えば店舗の外観や近くのランドマーク）を事前に伝えておくことで、相手に対する細やかな配慮が伝わり、好印象を与えることができます。

天候や季節に合わせた配慮を忘れない

待ち合わせ場所は、天候や季節に合わせて選ぶことも重要です。真夏や真冬、雨の日など、外で待つのが不快な季節には、屋外ではなく屋内の場所を選ぶのが賢明です。駅直結のビルやホテルのロビーなど、快適な環境で待ち合わせることが、相手への思いやりを示し、接待全体の評価を高めるポイントになります。

待ち合わせ場所での振る舞い

接待の待ち合わせ場所での振る舞いは、相手に与える第一印象を左右します。以下に、待ち合わせ場所での振る舞いのポイントを詳しく解説します。

積極的な出迎えで好印象を与える

待ち合わせの場での第一印象は、接待全体の雰囲気に影響を与えます。相手が到着する前には、見えやすい位置に立って待機し、明るい表情で準備しましょう。相手が近づいてきたら、すぐに立ち上がり、笑顔で迎え入れることで礼儀と敬意を示します。座ったまま迎えるよりも、立ち上がって相手に歩み寄る姿勢が、誠実さを伝え信頼感を高めます。

落ち着きと余裕のある態度を心掛ける

待ち合わせの際には、焦らず自信を持って落ち着いた態度を維持することが重要です。余裕を持って相手に接することで、安心感を与えられ、会話もスムーズに進みます。あなたの落ち着いた態度が、接待全体を快適に進行させる大きな鍵となるでしょう。

スマートフォンの使用に配慮する

待機中にスマートフォンを使う場合は、相手がいつ到着してもすぐに対応できるよう、周囲の様子に気を配りましょう。接待の場では、相手を最優先に考え、スマホに夢中になるのは避けるべきです。相手の到着にすぐ気づいて対応できる準備を整えておくことで、礼儀正しさを感じさせることができます。

丁寧な挨拶で感謝と労いを表現する

相手が到着したら、まずは「お疲れ様です」や「お待ちしておりました」といった感謝の気持ちを表す挨拶をしましょう。落ち着いた声色と笑顔で迎えることで、相手をリラックスさせることができます。これにより、接待の開始が和やかな雰囲気になります。

スムーズに次のステップに誘導する

挨拶が済んだら、すぐに次のステップに移りましょう。お店へ案内する際は、相手の歩調に合わせ、事前に確認していた道順や手配を基にリードします。焦らず、余裕を持って進行することで、相手に安心感を与え、接待全体の流れをスムーズにすることができます。

まとめ

接待の待ち合わせ場所での振る舞いは、相手への第一印象を左右します。積極的に出迎え、落ち着いた態度で接し、会話の準備をすることで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
これらのポイントを意識して、接待の場をより良いものにしていきましょう。